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DL可!簡単に書ける!プロジェクト体制図、組織図の作成と事例

プロジェクト体制図の表紙
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1.プロジェクト体制図とは?

ビジネスの場では様々なステークホルダーが自身の役割を果たしながら業務が成り立っています。チームとしてパフォーマンスを発揮するためには、それぞれの役割や責任範囲が明確になっている必要があり、プロジェクト体制図はそれらを明確にする際によく利用されます。加えて、チームの指揮命令系統(ボトムアップの場合、エスカレーションルート)を明確にする目的も担います。なお、プロジェクト体制図というとシステム開発でよく使われますが、企業の組織体制を示したり、部署内の役割や責任などを示した「組織図」も似た資料として作られます。

また、お客様とコミュニケーションをする際に、お互いに色々な担当から同じような問い合わせがあるようなケースを避けるためのルート整理等でも活用されています。今回はこのような用途で使われる体制図・組織図の書き方のポイントとサンプルをご紹介いたします。

もちろん解説で使っているスライドはダウンロード可能ですので、ぜひ活用してください。

  • プロジェクト体制図は、関係者(部門、担当)の役割や責任範囲、および、指揮命令系統を明確化するためのもの
  • システム開発以外にも、部署内の役割や責任、お客様とのコミュニケーションルートを明確にする場合も使われる

2.体制図・組織図を書く際のポイント

繰り返しになりますが体制図を書く目的は、「役割」と「責任」、「指揮命令系統」を明確にすることです。ここがブレると、「結局誰が意思決定するのか」、「どの部署がやる仕事なのか」がよくわからず必ず現場が混乱します。では、「役割」と「責任」を明確にした体制図はどのように書いていけばよいでしょうか。

曖昧な記載はやめて誰でもわかるように書く

よくある悪い例として、責任者が明確になっていなかったり、チームの役割が記載されていない体制図が挙げられます。体制図には、最低でも各チームの役割とチーム責任者を誰にでもわかるように記載しましょう。大きな体制図になる場合、各チームやメンバー一人ひとりの役割まで記載していると煩雑になるため、目的にあったレベル感の粒度で記載するようにしてください。

指揮命令系統(エスカレーションルート)は1本化する

各自の役割に対する指揮命令系統は1本化しましょう。ありがちな例として、別々の上司から異なる指示を受けて混乱するようなことはよくありますよね。体制図上、指揮命令系統が複数に分岐しているとこのような混乱のもととなるため1本化することをお勧めします。ただし、1人で複数の役割を担う(プロジェクトAとBを兼務する)ようなケースでは、それぞれで指揮命令系統が設定されても問題ありません。この場合は、それぞれの指揮命令系統がどの範囲に有効なのかを明確にしておきましょう。

3.プロジェクト体制図サンプル

では、これらのポイントをおさえた体制図とはどんなものなのかをサンプルを使ってみてみましょう。ここで紹介させていただくサンプルはテンプレートとして、パワーポイント形式にてファイルを公開しますので、ぜひ活用ください。

シンプルな体制図

シンプルなプロジェクト体制図

シンプルな体制図で、システム開発プロジェクトでの利用をイメージしています。チームがシンプルに分かれており各チームの役割に疑義が生じないため、チーム毎の役割は記載していません。開発担当はサブチームやメンバーごとの役割が複雑であるため、それぞれのチームと責任の範囲を示しています。社内向けに組織体制を説明したり、チーム内に体制と役割を説明したりする際などに活用いただけると思います。また、体制図を作る目的に応じて、営業担当とのコミュニケーション窓口を明確に記載する等のアレンジをして利用ください。

チーム毎の役割を記載した体制図

チーム毎の役割を明記した体制図

プロジェクト推進体制をお客様へ提示するイメージで資料化した体制図案です。各チームの役割と責任者を明記しています。また、会議への出席メンバーを「凡例」にて明記しています。提案活動にて自社の手厚い体制をアピールする際や、お客様や関係企業と新たにプロジェクトを発足する際に自社の体制を説明する際などで活用してみてください。

お客様側の体制を含めた図

お客様と自社の体制図

相手(お客様)と自分(自社)とで複数部署が関係する際の利用をイメージした体制図です。各チームがお客様のどの部署の相手となるのかを表現しており、担当窓口も明記しています。大きなプロジェクトだと、様々な人から自分が担当していないことに対する問い合わせが多くなってしまいがちですが、このようにチーム毎の役割と窓口を示すことで、連絡を1本化できてスムーズにプロジェクトが進行できます。コミュニケーションルールを決めるような場合でもこのような形で連絡ルートを可視化することをお勧めします。

4.ダウンロード

今回紹介させていただいたスライドは以下からダウンロードしてご利用ください。社内利用の企画書、顧客向けの提案書等に個人・商用目的ともに無料でご利用いただけます。また、カスタマイズもご自由にいただけます。

おわりに

体制図のイメージはわきましたでしょうか。慣れてくると意識せずにポイントをおさえた体制図がスラスラかけるようになるので、まずは部署・チームの体制図を書いてみたりしながら慣れていっていただければと思います。サンプルスライドも目的に応じてカスタマイズしながらぜひ利用してみていただければと思います。

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